Что такое BPM-системы: функции и инструменты

Концепция управления бизнес-процессами, или ВРМ (Business Process Management) — это управленческий подход, где бизнес предстает в виде комплекса процессов. Подбор нового сотрудника, выполнение заказа от клиента, оформление входящего договора — все это бизнес-процессы, десятки и даже сотни которых одновременно протекают в компании. А ВРМ-система — это инструмент управления этим потоком: IT-решение, которое делает бизнес-процессы видимыми, автоматическими и легко контролируемыми.

Суть подхода Business Process Management (BPM)

Чтобы разобраться, что такое ВРМ-система и какие задачи она выполняет, сначала рассмотрим подробнее процессную концепцию управления (BPM), ее задачи и отличия от функциональной концепции. 

Функциональная концепция управления видит организацию как ряд отделов и департаментов, которые взаимодействуют друг с другом. В процессной концепции объекты управления — это бизнес-процессы, а в них бывают одновременно или последовательно вовлечены сотрудники разных департаментов.

Управляя процессами, а не людьми и отделами, проще увидеть общую картину и обеспечить слаженность работы. Но без прикладного инструмента управлять таким потоком слишком сложно, поэтому появились ВРМ-системы (BPMS).

Что такое ВРМ-система и чем она полезна 

Задача ВРМ-системы как IT-решения — управлять бизнес-процессами, собирать данные для аналитики и давать руководству возможность отслеживать ход дел. 

ВРМ-система:

Стандартизирует бизнес-процессы. Один раз смоделированный и запущенный процесс система будет воспроизводить, не отклоняясь от алгоритма. Иллюстрируем на примере уже упомянутого оформления отпуска. В ВРМ-системе будет четко регламентирована последовательность действий: сотрудник пишет заявление → руководитель его согласовывает → кадровик оформляет необходимые документы → директор подписывает приказ на отпуск → бухгалтер начисляет отпускные.

Автоматизирует рутинные задачи. ВРМ-система может автоматически выполнять процессы, которые раньше делались вручную — например, формировать документы по шаблону, составлять расписание, напоминать о встречах и звонках.

Помогает анализировать текущую ситуацию. BPMS собирает и визуализирует данные, формирует отчетность по текущим процессам. Это помогает руководителям отслеживать слабые и сильные места бизнеса. Например, можно проанализировать отчеты по результатам продвижения и оценить эффективность рекламной кампании.

Помогает соблюдать сроки. В любом автоматизированном бизнес-процессе можно установить предельные сроки на выполнение каждого этапа, а на случай срыва дедлайна настроить отправку сообщений нужным сотрудникам. Это позволит избежать «зависших» дел, про которые все забыли. 

Обеспечивает прозрачность работы. Заинтересованный сотрудник может отследить прогресс бизнес-процессов, в которых он участвует. А если дело встало — в системе видно, какое звено затягивает процесс: например, сотрудник отдела кадров забыл передать директору на подпись приказ об отпуске.

Создает общую рабочую среду. Когда каждый департамент работает в отдельной программе, случаются нестыковки, теряются данные и возникают спорные ситуации по договоренностям. Единая цифровая система, где работают сотрудники компании, помогает согласовать все процессы и упростить выполнение общих задач.

Из чего состоит BPM-система

ВРМ-система как программный продукт состоит из трех элементов: административной панели моделирования, ядра (движка) системы и пользовательского интерфейса. В административной панели бизнес-аналитики моделируют и отлаживают бизнес-процессы, ядро их выполняет, а через интерфейс работники пользуются BPMS.

Работа BPMS включает в себя три глобальных процесса: моделирование, исполнение и контроль (мониторинг). Для каждого есть свои программные модули. Перечислим основные из них.

Конструктор для моделирования процессов

Конструктор (или дизайнер) процессов — это инструмент ВРМ-системы, который похож на графический редактор. В большинстве популярных BPMS интерфейс конструктора интуитивно понятный, поэтому не нужно уметь программировать, чтобы им пользоваться. Дизайнер позволяет смоделировать любой бизнес-процесс из готовых графических блоков и представить его в виде схемы.

В ряде BPMS есть библиотека встроенных шаблонов бизнес-процессов. В режиме моделирования выстраивают алгоритм выполнения задачи, а затем тестируют и отлаживают его. Готовый бизнес-процесс запускают в работу.

Модули управления бизнес-процессами

Модули управления — движущая сила процессов, которые смоделировали и запустили в работу. Сотрудники пользуются системой, а модули управления отвечают за то, чтобы все заданные последовательности выполнялись правильно. В частности: 

• как только процесс запущен, модули управления ведут его по цепочке, формируя задачи ответственным лицам;

• дают сотрудникам права доступа к этапам процессов; 

• посылают оповещения, если где-то сорваны сроки. 

Аналитические модули

Модули аналитики служат для мониторинга и контроля работы компании. Они собирают данные со всех текущих бизнес-процессов, обрабатывают их и формируют отчеты в виде таблиц, диаграмм, графиков. Этот инструмент позволяет отслеживать динамику и эффективность бизнес-процессов, увидеть слабые места. Например, система может показать динамику продаж или появление задолженности. А еще на основе таких отчетов можно рассчитывать KPI. 

Интеграционные модули

Возможность интеграции с другими IT-решениями — одно из преимуществ ВРМ-систем. Если BPMS внедряют в давно работающей компании, в ней наверняка уже есть программные продукты и сервисы, которые участвуют в бизнес-процессах.

В зависимости от возможностей конкретной ВРМ-системы это могут быть, например:

• программы автоматизации бухучета и документооборота;

• корпоративные мессенджеры и онлайн-чаты;

• почтовые сервисы;

• IP-телефония и сервисы коллтрекинга;

• сервисы интернет-аналитики и управления контекстной рекламой.

Интеграции MANGO OFFICE с другими бизнес-приложениями позволяют повысить продуктивность работы и качество обслуживания клиентов. Интегрируйте ваше приложение с виртуальной АТС — вам станет доступно множество дополнительных функций. Телефония интегрирована более чем со 150 самыми разными бизнес-приложениями: CRM-системами, HelpDesk и ServiceDesk, офисными приложениями и другими.

Как выбрать систему для бизнеса

Возможности и функционал доступных ВРМ-систем различаются. Чтобы выбрать самый подходящий для компании программный продукт, обратите внимание на такие моменты:

• Есть ли у системы графический конструктор для моделирования процессов, насколько он простой и наглядный.

• Есть ли в конструкторе библиотека шаблонов бизнес-процессов (они ускоряют и упрощают моделирование).

• Насколько дружелюбный и понятный у BPMS пользовательский интерфейс.

• Все ли нужные для аналитики в вашей сфере инструменты предоставляет продукт.

• Каковы возможности интеграции с сервисами и программными продуктами, которые использует или планирует начать использовать компания.

• Насколько быстро работает BPMS при одновременном выполнении большого количества разных процессов.

• Насколько адаптивна система, сложно ли вносить коррективы в бизнес-процессы.

Эти параметры можно оценить, если протестировать демонстрационную версию продукта. Большинство вендоров предоставляют клиентам бесплатный тестовый период.

Какие BPM используют в России

Рассмотрим плюсы и минусы популярных российских ВРМ-систем.

ELMA365. Один из лидеров рынка: 

• удобный дизайнер бизнес-процессов; 

• дружелюбный интерфейс;

• легко вносить изменения без программистов; 

• широкие возможности интеграции; 

• есть мобильное приложение. 

Это единственная российская BPMS, у которой есть модуль роботизации ELMA RPA. Программный робот избавляет сотрудников от рутинных операций: вносит данные в формы, проверяет корректность документов и тому подобное.

К минусам можно отнести довольно короткий тестовый период — всего 14 дней.

Стоимость решения: от 500 р./мес. за одну пользовательскую лицензию.

Directum RX. Продукт от российской компании, которая работает на рынке уже 20 лет.

• полноценная система управления документооборотом; 

• простой и понятный конструктор;

• быстрый старт, легко настроить;

• есть элементы искусственного интеллекта.

Минусы: нет бесплатного пробного периода, при этом оплата не помесячная, а сразу за год.

Стоимость решения: от 5530 р./год за каждого пользователя.

Comindware Business Application Platform 4. Гибкая система, где можно легко вносить изменения в бизнес-процессы без навыков программирования. 

• простой интерфейс;

• можно быстро корректировать бизнес-процессы без перезагрузки системы;

• библиотека из 120+ готовых шаблонов;

• много аналитических модулей, возможность расчета KPI;

• бесплатный тестовый период до 60 дней.

Минусы: нет готовых решений для разных отраслей, нет мобильной версии.

Стоимость решения — тоже один из минусов: непрозрачная ценовая политика вендора.

Самое главное о ВРМ-системах

• ВРМ-система — это IT-решение, которое позволяет автоматизировать, контролировать и анализировать бизнес-процессы компании.

• В отличие от CRM, у ВРМ-системы шире охват: она позволяет управлять продажами, маркетингом, HR, закупками, логистикой, документооборотом и другими сегментами деятельности.

• ВРМ-система может включать в себя разный набор модулей, которые решают прикладные и аналитические задачи бизнеса.

• Внедрение ВРМ-системы упрощает и улучшает управление бизнесом за счет объединения всех рабочих процессов в единую удобную и прозрачную систему.